Excel-Chaos: Warum dein Büro dich jeden Tag Zeit kostet

Montagmorgen, 7:30 Uhr. Der Kaffee ist noch heiß, aber deine Laune schon im Keller.

Du öffnest deinen Laptop und siehst sie wieder: Die zehn Excel-Dateien von letzter Woche. Kundenliste_2024_NEU_FINAL_v3.xlsx. Termine_aktuell_KOPIE.xlsx. Und natürlich die Klassiker: Umsatz_BACKUP_nicht_löschen.xlsx.

Du weißt genau, was jetzt kommt. Zwei Stunden Daten kopieren. Zellen hin- und herschieben. Prüfen, ob die Telefonnummer von Herrn Müller noch stimmt. Und am Ende trotzdem das Gefühl haben, dass irgendwo ein Fehler drin ist.

Willkommen im Excel-Hamsterrad.

Kennst du das auch?

Ich rede regelmäßig mit Selbstständigen und Unternehmern. Versicherungsmakler, Steuerberater, Handwerker, Coaches. Und weißt du, was sie alle gemeinsam haben?

Sie hassen ihren Bürokram.

Nicht weil sie faul sind. Sondern weil sie wissen: Jede Minute, die sie mit Tabellen verbringen, ist eine Minute weniger für ihre Kunden. Für ihr Geschäft. Für ihre Familie.

Die Zahlen sind brutal ehrlich: Laut aktuellen Erhebungen verbringen kleine Unternehmen bis zu 30-40% ihrer Arbeitszeit mit repetitiven Verwaltungsaufgaben. Das sind bei einer 50-Stunden-Woche locker 15 bis 20 Stunden. Pro Woche. Nur mit Papierkram.

Stell dir vor, was du mit 20 extra Stunden pro Woche machen könntest.

Das Problem ist nicht Excel. Das Problem bist du.

Okay, das klingt hart. Aber hör mir zu.

Excel ist ein geniales Tool. Für Buchhalter. Für Analysten. Für Leute, die den ganzen Tag Zahlen jonglieren.

Aber für dich als Versicherungsmakler, Handwerker oder Coach? Excel ist wie ein Sportwagen im Stadtverkehr. Viel zu viel Power für das, was du eigentlich brauchst. Und am Ende stehst du trotzdem im Stau.

Das eigentliche Problem: Du benutzt Excel für Dinge, für die es nie gedacht war.

• Kundenverwaltung? Excel.
• Terminplanung? Excel.
• Aufgabenlisten? Excel.
• Umsatzübersicht? Excel.
• Geburtstage der Kunden? Natürlich auch Excel.

Und dann wunderst du dich, warum alles so kompliziert ist.

Die Geschichte von Thomas - dem Versicherungsmakler im Datenchaos

Thomas ist Versicherungsmakler. Seit 15 Jahren. Guter Mann, kennt seine Kunden, macht seinen Job richtig.

Aber jeden Montagmorgen das gleiche Spiel:

Er öffnet seine Kundenliste. 847 Einträge. Scrollt runter, sucht nach Kunden, deren Verträge diesen Monat auslaufen. Kopiert die Namen in eine neue Tabelle. Öffnet seinen Kalender. Trägt manuell Termine ein. Schreibt sich Notizen auf Zettel. Und hofft, dass er niemanden vergisst.

Spoiler: Er vergisst regelmäßig jemanden.

Letzte Woche hat er einen wichtigen Termin verpasst. Ein Kunde wollte seine Lebensversicherung aufstocken. 50.000 Euro Vertragssumme. Thomas hatte den Termin in der falschen Excel-Datei eingetragen. Der Kunde hat jetzt bei der Konkurrenz unterschrieben.

50.000 Euro weg. Wegen einer Excel-Tabelle.

Was wäre, wenn das alles automatisch laufen würde?

Stell dir vor:

Du kommst morgens ins Büro. Öffnest deinen Computer. Und siehst sofort:

• Welche Kunden heute dran sind
• Welche Verträge diesen Monat auslaufen
• Wer Geburtstag hat (und automatisch schon eine Glückwunsch-Mail bekommen hat)
• Welche Aufgaben heute anstehen

Alles an einem Ort. Ohne dass du eine einzige Zelle kopieren musstest.

Klingt wie Magie? Ist es nicht. Es ist einfach nur clever eingerichtet.

Wie funktioniert das? (Ohne Technik-Blabla, versprochen)

Ich erkläre es dir so, wie ich es meiner Oma erklären würde:

Stell dir vor, du hättest einen unsichtbaren Assistenten. Der sitzt neben deinem Computer und schaut die ganze Zeit zu. Sobald etwas passiert - ein neuer Kunde meldet sich, ein Termin wird fällig, eine E-Mail kommt rein - springt der Assistent auf und erledigt die Routinearbeit für dich.

Er kopiert die Daten an die richtige Stelle. Er trägt den Termin ein. Er schickt die Erinnerung raus. Alles automatisch. Wie von Geisterhand.

Du musst nur einmal sagen, was er tun soll. Danach läuft das. Tag für Tag. Auch am Wochenende. Auch wenn du im Urlaub bist. Auch um 3 Uhr nachts.

Einmal einrichten, nie wieder drum kümmern.

Konkrete Beispiele aus der echten Welt

Der Versicherungsmakler

Früher: 3 Stunden pro Woche nur damit, Vertragsabläufe zu checken und Kunden zu kontaktieren.

Jetzt: Das System erkennt automatisch, welche Verträge in 30 Tagen auslaufen. Der Kunde bekommt eine freundliche Erinnerung per E-Mail. Im Kalender erscheint automatisch ein Termin für das Beratungsgespräch. Thomas muss nur noch telefonieren.

Zeitersparnis: 3 Stunden pro Woche. Das sind 156 Stunden im Jahr. Fast vier volle Arbeitswochen.

Die Steuerberaterin

Früher: Jeden Monat die gleiche Leier. Mandanten erinnern, Unterlagen einzureichen. Listen führen, wer schon geliefert hat. Hinterhertelefonieren.

Jetzt: Am 1. des Monats geht automatisch eine freundliche Erinnerung raus. Wer nach 7 Tagen nicht reagiert hat, bekommt eine zweite. Die Steuerberaterin sieht auf einen Blick, wer noch fehlt. Ohne eine einzige E-Mail selbst zu schreiben.

Zeitersparnis: 5 Stunden pro Monat. Plus: Weniger Stress, weniger vergessene Mandanten, pünktlichere Abgaben.

Der Handwerksmeister

Früher: Aufträge auf Zetteln. Termine im Kopf. Rechnungen irgendwann, wenn Zeit ist. Kunden beschweren sich, weil niemand zurückruft.

Jetzt: Kunde fragt per Kontaktformular an. Automatisch landet der Auftrag in der Liste. Der Meister bekommt eine Benachrichtigung aufs Handy. Nach dem Termin wird automatisch eine Rechnung erstellt. Der Kunde bekommt eine Dankes-Mail.

Zeitersparnis: Unbezahlbar. Weil endlich kein Auftrag mehr durchrutscht.

Die Zahlen lügen nicht

Studien zeigen: Automatisierung kann bis zu 50% der Zeit für Routineaufgaben einsparen. Bei manchen Unternehmen sogar 60%.

Rechnen wir mal:

• Du verbringst 15 Stunden pro Woche mit Bürokram
• Davon sind 10 Stunden reine Routine (Daten kopieren, Termine eintragen, E-Mails verschicken)
• Mit Automatisierung sparst du 50% davon = 5 Stunden pro Woche
• Das sind 260 Stunden im Jahr
• Bei einem Stundensatz von 80 Euro = 20.800 Euro Zeitwert pro Jahr

Und das ist konservativ gerechnet.

Aber mal ehrlich: Es geht nicht nur ums Geld. Es geht darum, abends nicht mehr mit dem Gefühl nach Hause zu kommen, dass du den ganzen Tag nur Papierkram gemacht hast. Es geht darum, den Kopf frei zu haben für das, was wirklich zählt.

Warum machen das nicht alle?

Gute Frage. Ich glaube, es gibt drei Gründe:

1. Sie wissen nicht, dass es geht.
Viele denken, Automatisierung ist nur was für große Konzerne mit IT-Abteilung. Stimmt nicht. Heute kann das jeder Selbstständige haben.

2. Sie haben Angst vor der Technik.
Verständlich. Aber du musst nichts programmieren. Du musst nicht mal verstehen, wie es funktioniert. Du musst nur wissen, was du willst. Den Rest macht jemand anderes für dich.

3. Sie haben schlechte Erfahrungen gemacht.
Mit teuren Beratern, die mit Buzzwords um sich werfen und am Ende nichts liefern. Die dir ein System verkaufen, das kein Mensch versteht. Die nach drei Monaten weg sind und du stehst da mit einem Haufen Software, die niemand bedienen kann.

Ich verstehe das. Aber es geht auch anders.

Was du jetzt tun kannst

Du hast zwei Möglichkeiten:

Option 1: Weitermachen wie bisher. Jeden Montag Excel öffnen. Daten kopieren. Hoffen, dass du nichts vergisst. Und dich fragen, wo die Zeit geblieben ist.

Option 2: Einmal richtig aufräumen. Deine Prozesse automatisieren. Und endlich den Kopf frei haben für das, wofür du eigentlich angetreten bist.

Die Entscheidung liegt bei dir.

Klingt interessant? Lass uns reden.

Ich bin Fabian, 22, und ich helfe Selbstständigen dabei, ihr Excel-Chaos loszuwerden. Ohne Technik-Blabla. Ohne teure Berater. Ohne komplizierte Software, die kein Mensch versteht.

Wenn du wissen willst, wie das für dein Geschäft aussehen könnte, dann lass uns einfach mal 15 Minuten quatschen. Kein Verkaufsgespräch, kein Druck. Nur ein ehrliches Gespräch darüber, was bei dir möglich wäre.

Schreib mir einfach. Ich melde mich.

Und wer weiß - vielleicht ist nächsten Montag dein letzter Montag im Excel-Hamsterrad.