Montag, 8:47 Uhr. Das Telefon klingelt. Frau Müller will einen Termin am Donnerstag um 14 Uhr. Du schreibst es auf einen Zettel. Dann kommt der nächste Anruf. Und noch einer.

Mittags sitzt du dann da mit fünf Zetteln, drei WhatsApp-Nachrichten und einer E-Mail. Jetzt musst du alles in den Kalender tippen. Dann die Bestätigungen rausschicken. Dann die Kundendaten in deine Tabelle eintragen.

Vier Schritte. Für einen einzigen Termin.

Bei zehn Kunden am Tag sind das 40 manuelle Handgriffe. Und jeder einzelne ist eine Fehlerquelle.

Kennst du diese Momente?

Du trägst einen Termin ein - aber mit der falschen Uhrzeit. Der Kunde steht vor der Tür, du hast aber gerade jemand anderen dran. Peinlich. Unprofessionell. Vermeidbar.

Oder: Du vergisst die Bestätigung zu schicken. Der Kunde ist sich nicht sicher, ob der Termin steht. Er ruft nochmal an. Du musst nachschauen. Wieder fünf Minuten weg.

Oder mein persönlicher Favorit: Du legst einen Kunden in deiner Excel-Tabelle an. Zwei Wochen später legst du ihn nochmal an - weil du vergessen hast, dass er schon drin war. Jetzt hast du ihn doppelt. Mit unterschiedlichen Telefonnummern. Chaos.

Studien zeigen: Über 40% der Bürozeit geht für solche Tipp- und Übertragungsarbeiten drauf. Das sind bei einer 40-Stunden-Woche 16 Stunden. Zwei komplette Arbeitstage. Jede Woche. Nur fürs Tippen.

Was machst du in diesen 16 Stunden?

Stell dir mal vor, du hättest diese Zeit zurück. Nicht für mehr Arbeit - sondern für die Sachen, die wirklich Geld bringen. Oder für deine Familie. Oder einfach mal früher Feierabend.

Ich rede hier nicht von Science-Fiction. Ich rede von etwas, das heute schon funktioniert. Bei Handwerkern. Bei Ärzten. Bei Steuerberatern. Bei Coaches.

Die Lösung ist simpel: Du tippst nicht mehr. Dein Computer macht das für dich.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Ein Kunde bucht einen Termin - egal ob über deine Website, per WhatsApp oder per E-Mail. Ab diesem Moment passiert alles automatisch:

Der Termin landet sofort in deinem Kalender. Mit allen Details.
Der Kunde bekommt automatisch eine Bestätigung. Per Mail oder SMS.
Die Kundendaten werden automatisch gespeichert. Ohne Doppeleinträge.
Einen Tag vorher geht automatisch eine Erinnerung raus.

Du machst: Nichts. Gar nichts. Du schaust nur noch in deinen Kalender und weißt, wer wann kommt.

Klingt wie Magie? Ist es nicht. Es ist einfach nur clever eingerichtet.

Der Malerbetrieb, der plötzlich Zeit hatte

Ich hab letztens mit einem Malermeister gesprochen. Drei Mitarbeiter, gut laufender Betrieb. Aber er war am Limit.

Sein Problem: 10 Stunden pro Woche gingen nur für Terminverwaltung drauf. Anrufe annehmen, Termine koordinieren, Bestätigungen schicken, Kundendaten pflegen.

Wir haben das einmal eingerichtet. Einmal. Hat einen Nachmittag gedauert.

Jetzt? 2-3 Stunden pro Woche. Der Rest läuft von alleine.

Das sind 30-40 Stunden im Monat, die er zurückgewonnen hat. Ein kompletter Arbeitstag pro Woche. Für nichts anderes als aufzuhören, Sachen doppelt zu tippen.

Weißt du, was er mit der Zeit macht? Er ist jetzt öfter auf Baustellen statt im Büro. Da verdient er sein Geld. Nicht am Schreibtisch.

Die Zahnarztpraxis ohne Telefonstress

Eine Zahnarztpraxis in Österreich hatte das gleiche Problem. Zwei Ärzte, drei Mitarbeiterinnen am Empfang. Und das Telefon klingelte ununterbrochen.

Die Mitarbeiterinnen kamen kaum dazu, sich um die Patienten zu kümmern, die gerade da waren. Weil ständig jemand anrief, um einen Termin zu machen.

Nach der Umstellung auf automatische Terminbuchung: Über 40 Stunden pro Monat gespart.

Aber das Beste? Die Patienten waren zufriedener. Weil sie jetzt jederzeit online buchen konnten - auch nachts um 23 Uhr, wenn ihnen einfällt, dass sie mal wieder zur Kontrolle müssten.

Und die Mitarbeiterinnen? Die haben jetzt Zeit für das, wofür sie eigentlich da sind: Sich um Menschen kümmern. Nicht um Papierkram.

Der Steuerberater, der keine Termine mehr verpasst

Ein Steuerberater in Berlin hatte ein spezielles Problem: Verpasste Termine. Kunden, die einfach nicht auftauchten. Weil sie es vergessen hatten. Weil keine Erinnerung kam. Weil die Bestätigung im Spam landete.

Jedes Mal: Eine Stunde Leerlauf. Unbezahlt. Frustrierend.

Nach der Automatisierung: 50% weniger No-Shows.

Warum? Weil jetzt automatisch eine Erinnerung rausgeht. Per SMS, nicht per Mail. Die liest jeder. Und wer nicht kann, sagt rechtzeitig ab. Dann kann der Slot neu vergeben werden.

Plus: 30 Stunden pro Monat weniger Verwaltungsaufwand. Zeit, die jetzt in Beratung fließt. Also in Umsatz.

Warum machen das nicht alle?

Gute Frage. Ich glaube, es liegt an drei Dingen:

1. Sie denken, es ist kompliziert.
Ist es nicht. Zumindest nicht, wenn jemand es für dich einrichtet. Du musst nicht verstehen, wie es funktioniert. Du musst nur wissen, dass es funktioniert.

2. Sie denken, es ist teuer.
Rechne mal nach: Wenn du 10 Stunden pro Woche sparst und deine Stunde 80 Euro wert ist, sind das 3.200 Euro im Monat. Was glaubst du, was so eine Einrichtung kostet? Deutlich weniger.

3. Sie haben schlechte Erfahrungen mit "Digitalisierung" gemacht.
Ich verstehe das. Irgendein Berater hat ihnen mal ein kompliziertes System verkauft, das keiner bedienen konnte. Oder eine Software, die mehr Probleme gemacht hat als gelöst.

Aber das hier ist anders. Das ist keine neue Software, die du lernen musst. Das ist einfach: Dein bestehender Kalender. Deine bestehende E-Mail. Nur dass jetzt alles automatisch zusammenspielt.

Was du davon hast - auf einen Blick

Zeit: 30-40 Stunden pro Monat, die du für Wichtigeres nutzen kannst
Weniger Fehler: Keine falschen Uhrzeiten, keine vergessenen Bestätigungen, keine doppelten Einträge
Zufriedenere Kunden: Sofortige Bestätigungen, automatische Erinnerungen, professioneller Auftritt
Weniger Stress: Du weißt immer, was ansteht. Ohne nachschauen zu müssen.
Mehr Umsatz: Weniger No-Shows, mehr Zeit für zahlende Arbeit

Einmal einrichten, nie wieder drum kümmern

Das ist das Schöne daran: Du machst das einmal. Ein Nachmittag, vielleicht zwei. Und dann läuft es. Wochen. Monate. Jahre.

Während du schläfst, buchen Kunden Termine. Während du im Kundengespräch bist, gehen Bestätigungen raus. Während du Feierabend machst, werden Erinnerungen verschickt.

Wie von Geisterhand. Nur dass es keine Geister sind - sondern einfach clever eingerichtete Technik.

Du musst das nicht verstehen. Du musst es nur nutzen.

Für wen ist das geeignet?

Ehrlich gesagt: Für fast jeden, der Termine mit Kunden hat.

Handwerker: Kundentermine, Besichtigungen, Abnahmen
Ärzte und Therapeuten: Patiententermine, Behandlungen, Nachkontrollen
Steuerberater und Anwälte: Beratungsgespräche, Besprechungen
Coaches und Berater: Erstgespräche, Sessions, Workshops
Immobilienmakler: Besichtigungen, Beratungstermine
Friseure und Kosmetiker: Behandlungstermine

Wenn du mehr als fünf Termine pro Woche hast und die noch manuell verwaltest - dann verschwendest du Zeit. Punkt.

Was ist der Haken?

Keiner. Ernsthaft.

Okay, einer vielleicht: Du musst einmal Zeit investieren, um es einzurichten. Oder jemanden bezahlen, der es für dich macht.

Aber danach? Danach sparst du jeden einzelnen Tag Zeit. Jeden. Einzelnen. Tag.

Die Frage ist nicht, ob du es dir leisten kannst. Die Frage ist, ob du es dir leisten kannst, es nicht zu tun.

Klingt interessant? Lass uns reden.

Ich weiß, das klingt alles zu gut, um wahr zu sein. Deshalb mache ich dir ein Angebot:

15 Minuten. Unverbindlich. Kostenlos.

Wir schauen uns gemeinsam an, wie dein Terminprozess gerade aussieht. Ich zeige dir, was möglich ist. Und dann entscheidest du, ob das was für dich ist.

Kein Verkaufsgespräch. Kein Druck. Nur ein ehrliches Gespräch darüber, wie du aufhören kannst, deine Zeit mit Tippen zu verschwenden.

Klingt gut? Dann lass uns mal 15 Minuten quatschen.

40 Handgriffe am Tag - und jeder kann schiefgehen